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イベントの設営前に行っておくべき準備とは？作業の流れや用意が必要な備品を紹介
イベントの設営前に行っておくべき準備とは？作業の流れや用意が必要な備品を紹介
イベントを成功させるには、設営前から入念な準備が必要です。スケジュールを綿密に立て打ち合わせを重ねることで、シーン別に必要な備品も明確になり、当日も滞りなくイベントを運営しやすくなります。
本記事ではイベント当日に慌てることなく落ち着いて臨むために必要な準備を、作業の流れと併せて解説します。これからイベントを開催する予定がある方は、ぜひ参考にしてください。
イベント準備を始める前に確認しておきたいポイント
イベントの準備を始める前に、イベントを開催する目的や来場者のターゲットを明確にする必要があります。このとき開催目的は複数ではなく、一つに絞るのがおすすめです。目的を達成するための目標も設定しやすく、イベント当日の具体的なスケジュールや備品の準備など、細かな部分までイメージしやすくなるでしょう。
例えば企画するイベントが「多くの顧客との接点を生むための展示会」であれば、イベント前の準備段階で、複数の商談ブースを設けるためのエリア分けや、顧客を誘導するためのツールなどを考える必要があるとイメージできます。
仮にイベントの目的やターゲットを確認せずに準備を進めてしまうと、イベント自体に統一感がなくなったり、参加者の印象に残らなくなったりする可能性があります。来場者と運営者の双方にとって満足度の低いものになることもあるので、注意が必要です。
【事前準備】イベント当日までの流れと行うべき準備
準備万端の状態でイベント当日を迎えるには、視野を広げ、あらゆる可能性を考えながら準備を進めなければいけません。ここからはイベント当日までの流れと済ませておくべき準備内容を解説します。
1.6W1Hで作業を洗い出す
イベントを成功へと導くには、まず6W1Hを用いて取り組むべき作業を洗い出すことが大切です。
6W1Hとは、以下のことを意味します。
- When：いつイベントを開催するのか
- Where：イベントの開催地はどこなのか
- Who：イベントの運営者は誰なのか
- Whom：誰をターゲットにするのか
- What：何を提供してイベントを盛り上げるのか
- Why：イベントの目的は何か
- How much：イベントにかけられる予算はどのくらいなのか
以上のことを考えた上でイベントの企画書を作成すれば、骨組みをしっかり整えられます。また予算を項目ごとに細かく設定できれば、提供するサービスや備品に関して何にいくらかけられるか分かるので、購入するものを決めやすくなります。
2.イベント当日までのスケジュールを立てる
次は6W1Hで浮き彫りになった情報を元に、イベント当日までの運営スケジュールを立てます。
当日から逆算して、いつまでに企画を固め、告知をし、必要なものを準備するべきか具体的な日時を決めるのがおすすめです。準備に必要な期間を、過去の事例があれば参考にすると良いです。準備の過程でグッズや装飾品の制作を依頼する必要があれば、業者のホームページなどで納期を確認しておきましょう。
3.運営マニュアルを作成する
イベント当日までのスケジュールがある程度まとまったら、運営マニュアルを作成します。誰が見ても正確に内容を理解できるように、写真や図など視覚的な要素も積極的に活用するのがポイントです。
運営マニュアルには進行スケジュールやトラブル発生時の緊急連絡先、感染症への対策に関すること、備品リスト、スタッフの配置・体制図、機材の搬入・搬出ルートなどを漏れのないように記載しましょう。
また運営マニュアルは、電子マニュアル化するのがおすすめです。デバイス端末とインターネット環境さえあればどこからでも確認や編集ができ、当日の急な変更があった際にスムーズに情報を共有できます。
マニュアルの完成後は内容に相違がないか、不明点はないか、運営スタッフ同士で確認すると良いです。
4.備品の手配
運営マニュアルが完成したら、作成した備品リストを確認しながら手配を進めます。会場によって備品の貸し出しを行っている場合とそうでない場合があるので、事前に会場へ問い合わせてみてください。
また会場に備品を持ち込む際は、事前に許可を得ておくことが必要な場合もあります。スケジュールの作成時に必要な備品を見落としてしまうこともあるので、不足しているものがないか入念に確認しましょう。
【当日】シーン別イベントに役立つ備品
イベント当日に足りない備品が発覚するようなトラブルをできるだけ避けるには、あらかじめあると役立つ備品をそろえておくのが望ましいです。ここではシーン別に役立つ備品を紹介します。
受付用の備品
受付は来場者が最初に立ち寄る大切な場所です。スムーズな運営のためにも、必要な備品をそろえておきましょう。入場手続きを行う必要があるイベントを開催する場合は、以下の備品を準備しておくと良いです。
- 受付用看板
- 来場者リスト
- 名刺受け箱
- 配布物
- 運営マニュアル
- イベント進行表
- ノートパソコン
- ポータブルWi-Fi
- 延長コード
- 領収書・金庫（※有料イベントの場合）
- ゴミ袋
- 傘立て
またイベント当日は来場者の受付業務以外にも、伝言を受けたり荷物を受け取ったりすることもあります。以下のアイテムも準備しておくとスムーズに対応できます。
- 筆記用具
- メモ帳
- 付箋・クリップ・輪ゴム
- セロハンテープ・ガムテープ
お客さま誘導用の備品
イベントの規模にもよりますが、展示会など複数のブースに分ける場合や駅から会場までの誘導が必要な場合は、お客さま用の誘導備品の準備も必要です。
以下の備品をそろえていれば、イベント当日は来場者も自分が目指す場所にスムーズにたどり着けます。
- のぼり旗
- 案内用フロアスタンド
- 誘導用案内板
- 整列用パーテーションポール
特にのぼり旗はカラーバリエーションが豊富で、来場者にブースの場所を伝えたり、注意喚起したりと目的別に使い分けやすいのでおすすめです。
イベント進行用の備品
イベントを滞りなく進めるためには、イベント進行用の備品も抜け漏れなくそろえておく必要があります。以下の備品をそろえておくと良いです。
- 進行台本
- レーザーポインタ
- コネクター
- 予備のパソコン
- 同時通訳機
また会場によっては、以下の備品は会場で借りられることがありますが、イベント運営側が用意しなければならないこともあります。事前に会場へ確認し、持ち込む場合は準備しておきましょう。
- マイク
- スピーカー
- ホワイトボード
- プロジェクター・投影用スクリーン
まとめ
一貫性のあるイベントを開催し、来場者に新たな気付きを与えるには、イベントの企画前に目的やターゲットを明確にする必要があります。
またイベント当日までのスケジュールを綿密に立て、スムーズな運営を行うために必要なものを、受付やお客さまの誘導、イベント進行の視点でそろえておくのが望ましいです。
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